Apostilamento de Documentos: o que você precisa saber.

O apostilamento de documentos é um serviço que surgiu para facilitar e desburocratizar o processo de legalização de documentos. Assim, um documento emitido em um país passa a ter validade em outro país desde que tenha o certificado de autenticidade.

A Convenção de Haia e a apostila

A apostila surgiu com a Convenção de Haia em 1961, também conhecida como a Convenção da Apostila. É um tratado internacional utilizado por mais de 110 países e que tem como objetivo facilitar o processo de autenticação de documentos no exterior. O Brasil também aderiu ao tratado e faz parte como um dos países signatários, porém, o acordo só entrou em vigor em agosto de 2016, através do Decreto nº 8.660/2016.

Este apostilamento de documentos surgiu para substituir a legalização por Embaixadas e Consulados com o objetivo de dinamizar e facilitar o processo. Por exemplo, anteriormente, no Brasil, o apostilamento era realizado pelo Ministério das Relações Exteriores, o que resultava em um processo moroso, complicado e burocrático.

Mas, o que é a apostila?

A apostila é um certificado de autenticidade emitido por países signatários da Convenção de Haia. Este certificado é colocado em um documento público para atestar a origem e autenticidade da assinatura da pessoa ou autoridade que veio a assinar ou carimbar o documento.

Assim, este documento passa a ter validade para outros países, os quais – muito importante – também devem ser signatários da Convenção de Haia. Este processo só é válido entre os países que fazem parte do acordo.

Deste modo, o documento recebe um QR code e o país que está recebendo este documento pode averiguar a veracidade da apostila através de um banco de dados unificado. Este processo é realizado de forma online e permite verificar a existência da apostila, bem como a conexão de todos os documentos apostilados.

Que documentos podem ser apostilados?

Há diversos tipos de documentos que podem ser legalizados para o uso no exterior, principalmente, aqueles ligados à solicitação de dupla cidadania. Alguns exemplos mais comuns de documentos que podem ser apostilados são aqueles públicos de origem estrangeira emitido por órgão local, como: certidão de ato de registro civil – nascimento, casamento, óbito; procuração pública, testamento, divórcio, entre outros.

E, também, documentos de natureza particular que tenham sido reconhecidos por firma em cartório, por exemplo: procurações e declarações particulares, formulário de autorização de viagem de menor, além de diplomas e documentos emitidos por universidades.

Regras gerais para o apostilamento de documentos

Existem algumas regras que devem ser respeitadas para o apostilamento de documentos, tais como:

• Documento original – a assinatura do signatário deve ser reconhecida (por semelhança) ou o sinal público do notário caso o reconhecimento de firma já tenha sido realizado em cartório distinto daquele que irá apostilar o documento.
• Documento em língua estrangeira – todo o documento apostilado em língua estrangeira deve ser traduzido por tradutor juramentado. E a tradução também deve ser objeto de apostilamento único.
• Cópia autenticada – a autoridade competente que emite o documento também é o responsável pela autenticidade da assinatura.
• Documento eletrônico – caso o documento não possua assinatura com uso de certificado digital, deverá ser impresso em papel pela autoridade apostilante, com data e hora do apostilamento e com a indicação do site.

Onde é feito? Quanto custa o apostilamento de documentos?

No Brasil, os apostilamentos são realizados nos cartórios ou tabelionatos de qualquer capital brasileira. Normalmente o serviço não é realizado no mesmo dia, podendo apresentar um prazo de até 5 dias úteis, dependendo de cada localidade.

Além disso, o serviço possui um custo de emissão e que também varia de região para região. Por exemplo, no Estado de São Paulo, o apostilamento de um documento é R$ 113,00. Já em Porto Alegre o valor é R$ 38,00 mais impostos e Selo Digital de Fiscalização do Tribunal de Justiça – RS.

Países que participam da Convenção da Haia:

• África do Sul
• Albânia
• Alemanha
• Andorra
• Antígua e Barbuda
• Arábia Saudita
• Argentina
• Arménia
• Austrália
• Áustria
• Azerbaijão
• Bahamas
• Bahrain
• Barbados
• Bélgica
• Belize
• Bielorrússia
• Bolívia
• Bósnia e Herzegovina Botswana
• Brasil
• Brunei Darussalam
• Bulgária
• Burundi  
• Cabo Verde
• Cazaquistão
• Chile
• China (Hong Kong)
• China (Macau)
• Chipre Colômbia
• Cook, Ilhas
• Coreia
• Costa Rica
• Croácia
• Dinamarca
• Dominica
• El Salvador
• Equador
• Eslováquia
• Eslovénia
• Espanha
• Estados Unidos da América
• Estónia  
• Federação Russa
• Fiji
• Filipinas
• Finlândia
• França 
• Geórgia
• Granada
• Grécia
• Guatemala
• Guiana 
• Honduras
• Hungria  
• India
• Indonésia
• Irlanda
• Islândia
• Israel
• Itália  
• Japão
• Jamaica  
• Kosovo  
• Lesoto
• Letónia
• Libéria
• Liechtenstein
• Lituânia
• Luxemburgo  
• Macedônia do Norte
• Malawi
• Malta
• Marrocos
• Marshall, Ilhas
• Maurícias
• México
• Mônaco
• Mongólia
• Montenegro
• Namíbia
• Nicarágua
• Niue
• Noruega
• Nova Zelândia
• Omã  
• Países Baixos
• Palau
• Panamá
• Paquistão
• Paraguai
• Peru
• Polônia
• Portugal  
• Quirguistão  
• Reino Unido da Grã-Bretanha e Irlanda do Norte
• República Checa
• República da Moldávia
• República Dominicana
• Roménia
• Samoa
• San Marino
• Santa Lúcia
• São Cristóvão e Nevis
• São Tomé e Príncipe
• São Vicente e Granadinas
• Senegal
• Sérvia
• Singapura
• Seychelles
• Suazilândia
• Suécia Suíça
• Suriname  
• Tajiquistão
• Tonga
• Trinidad e Tobago
• Tunísia
• Turquia 
• Ucrânia
• Uruguai
• Uzbequistão  
• Vanuatu
• Venezuela

Como validar seus documentos

Se o seu documento estrangeiro foi emitido em um país que faz parte da Convenção de Haia, você precisa realizar o apostilamento.

É uma forma mais simplificada de validação de documentos.

Alguns países exigem que você faça o apostilamento ainda no país de origem, como é o caso dos Estados Unidos. Porém, outros permitem apostilar no consulado do seu país no Brasil.

Países que não participam da Convenção de Haia:

• Rússia
• Canadá

Como validar seus documentos

Quem tem documentos emitidos por países que não fazem parte da convenção de Haia, precisam seguir outro procedimento, a legalização.

Você deve realizar a legalização ainda no seu país de origem, antes de chegar no Brasil.

Dúvidas?

Qualquer dúvida sobre o processo de apostilamento para documentos pode ser esclarecida por um de nossos consultores. Entre em contato caso seja necessário auxilio no processo ou questionamentos diversos sobre como proceder.