Apostilla de Documentos: lo que necesitas saber.

La Apostilla de Documentos es un servicio que fue creado para facilitar y reducir la burocracia en el proceso de legalización de documentos. Así, un documento emitido en un país adquiere validez en otro país siempre que cuente con un certificado de autenticidad.

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La Convención de La Haya y la Apostilla

La apostilla surgió con el Convenio de La Haya en 1961, también conocido como Convenio de Apostilla. Es un tratado internacional utilizado por más de 110 países y tiene como objetivo facilitar el proceso de autenticación de documentos en el extranjero. Brasil también adhirió al tratado y forma parte de él como uno de los países firmantes, sin embargo, el acuerdo recién entró en vigor en agosto de 2016, mediante el Decreto N.º 8.660/2016.

Esta apostilla de documentos fue producida para sustituir la legalización por parte de Embajadas y Consulados con el objetivo de agilizar y facilitar el proceso. Por ejemplo, anteriormente en Brasil la apostilla la realizaba el Ministerio de Relaciones Exteriores, lo que resultaba en un proceso largo, complicado y burocrático.

Pero, ¿qué es la apostilla de documentos?

La apostilla es un certificado de autenticidad emitido por países signatarios de la Convención de La Haya. Este certificado se coloca en un documento público para dar fe del origen y autenticidad de la firma de la persona o autoridad que firmó o selló el documento.

Por lo tanto, este documento pasa a ser válido para otros países, que — muy importante — también deben ser signatarios de la Convención de La Haya. Este proceso solo es válido entre países que forman parte del acuerdo.

De esta manera, el documento recibe un código QR y el país receptor de este documento puede comprobar la veracidad de la apostilla a través de una base de datos unificada. Este proceso se realiza en línea y permite verificar la existencia de la apostilla, así como la conexión de todos los documentos apostillados.

El texto continúa después del formulario.

¿Qué documentos se pueden apostillar?

Existen varios tipos de documentos que se pueden legalizar para su uso en el extranjero, principalmente los vinculados a la solicitud de doble ciudadanía. Algunos ejemplos más comunes de documentos que pueden ser apostillados son los públicos de origen extranjero emitidos por un organismo local, tales como: certificado de acta de registro civil – nacimiento, matrimonio, defunción; poder público, testamento, divorcio, entre otros.

Y también, documentos de carácter privado que hayan sido protocolizados ante notario, por ejemplo: poderes y declaraciones privadas, formulario de autorización de viaje de menores, así como diplomas y documentos expedidos por universidades.

Reglas generales para documentos apostillados

Existen algunas reglas que se deben respetar a la hora de apostillar documentos, como por ejemplo:

• Documento original – debe reconocerse la firma del firmante (por similitud) o la firma del notario público si la notarización ya se ha realizado en una notaría distinta a la que apostillará el documento.
• Documento en idioma extranjero – todos los documentos apostillados en idioma extranjero deben ser traducidos por un traductor jurado. Y la traducción también debe estar sujeta a una apostilla única.
• Copia certificada – la autoridad competente que emite el documento también es responsable de la autenticidad de la firma.
• Documento electrónico – si el documento no cuenta con firma mediante certificado digital, deberá ser impreso en papel por la autoridad apostilladora, con la fecha y hora de la apostilla e indicando el sitio web.

¿Dónde se fabrica? ¿Cuánto cuesta la apostilla de documentos?

En Brasil, las apostillas se hacen en notarías de cualquier capital brasileña. Normalmente, el servicio no se procede el mismo día, pudiendo tardar hasta 5 días laborables, dependiendo de cada ubicación.

Además, el servicio tiene un coste de emisión que también varía de una región a otra. Por ejemplo, en el Estado de São Paulo, apostillar un documento cuesta R$ 113,00. En Porto Alegre el costo es de R$ 38,00 más impuestos y Sello de Inspección Digital del Tribunal de Justicia – RS.

Países que participan en la Convención de La Haya:

• Sudáfrica
• Albania
• Alemania
• Andorra
• Antigua y Barbuda
• Arabia Saudita
• Argentina
• Armenia
• Australia
• Austria
• Azerbaiyán
• Bahamas
• Bahréin
• Barbados
• Bélgica
• Belice
• Bielorrusia
• Bolivia
• Bosnia y Herzegovina
• Botsuana
• Brasil
• Brunei Darussalam
• Bulgaria
• Burundi
• Cabo Verde
• Kazajstán
• Chile
• China (Hong Kong)
• China (Macao)
• Chipre Colombia
• Islas Cook
• Corea
• Costa Rica
• Croacia
• Dinamarca
• República Dominicana
• El Salvador
• Ecuador
• Eslovaquia
• Eslovenia
• España
• Estados Unidos de América
• Estonia
• Federación Rusa
• Fiyi
• Filipinas
• Finlandia
• Francia
• Georgia
• Granada
• Grecia
• Guatemala
• Guayana
• Honduras
• Hungría
• India
• Indonesia
• Irlanda
• Islandia
• Israel
• Italia
• Japón
• Jamaica
• Kosovo
• Lesoto
• Letonia
• Liberia
• Liechtenstein
• Lituania
• Luxemburgo
• Macedonia del Norte
• Malaui
• Malta
• Marruecos
• Islas Marshall
• Mauricio
• México
• Mónaco
• Mongolia
• Montenegro
• Namibia
• Nicaragua
• Niue
• Noruega
• Nueva Zelanda
• Omán
• Países Bajos
• Palaos
• Panamá
• Pakistán
• Paraguay
• Perú
• Polonia
• Portugal
• Kirguistán
• Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte
• República Checa
• República de Moldova
• República Dominicana
• Rumania
• Samoa
• San Marino
• Santa Lucía
• San Cristóbal y Nieves
• San Tome y Príncipe
• San Vicente y las Granadinas
• Senegal
• Serbia
• Singapur
• Seychelles
• Suazilandia
• Suecia
• Suiza
• Surinam
• Tayikistán
• Tonga
• Trinidad y Tobago
• Túnez
• Turquía
• Ucrania
• Uruguay
• Uzbekistán
• Vanuatu
• Venezuela

Cómo validar tus documentos con la apostilla de documentos

Si su documento extranjero fue emitido en un país que forma parte de la Convención de La Haya, debe tenerlo apostillado.

Es una forma más simplificada de validar documentos.

Algunos países requieren que completes la apostilla en tu país de origen, como es el caso de Estados Unidos. Sin embargo, otros te permiten apostillarlo en el consulado de tu país en Brasil.

Países que no participan en la Convención de La Haya:

• Rusia
• Canadá

Cómo validar tus documentos

Quien tenga documentos expedidos por países que no forman parte del Convenio de La Haya deberá seguir otro trámite, la legalización.

Debe realizar la legalización en su país de origen, antes de llegar a Brasil.

La apostilla de documentos: ¿Dudas?

Cualquier duda sobre el proceso de apostilla de documentos puede ser aclarada por uno de nuestros asesores. Póngase en contacto si necesita ayuda con el proceso o tiene alguna pregunta sobre cómo proceder.